Jak pozorne oszczędności, mogą kosztować trzy razy więcej?

15 min. czytania

Każdy człowiek szuka w życiu oszczędności – to całkiem normalne zachowanie. W końcu kwestia finansów to bardzo ważna kwestia w życiu. Zarówno w życiu prywatnym, jak i w życiu zawodowym. Jednak – żeby oszczędzanie miało sens, musi być czynione w sposób rozsądny. Nie ma nic gorszego, nic bardziej zabójczego na dłuższą metę niż nierozsądne oszczędności. W końcu rozwiązania, które być może i sprawdzają się na krótszą metę i faktycznie przynoszą oszczędności – na dłuższą metę zdecydowanie nie muszą się sprawdzać. Mowa tu o oszczędnościach pozornych – czyli takich, które w ogólnym rozrachunku zdecydowanie nie przyniosą nikomu wymiernych korzyści, w zamian przynosząc jedynie straty. Straty, które mogą być mniej lub bardziej dotkliwe, a w najgorszych scenariuszach pozorne oszczędności, które poczyniliśmy dzisiaj, mogą się przyczynić do kompletnej katastrofy, która może skończyć się wręcz ogłoszeniem bankructwa i zamknięciem przedsiębiorstwa. Brzmi okropnie? Z pewnością. Dlatego należy się wystrzegać pozornych oszczędności. Jednak – żeby się ich w pełni i świadomie wystrzegać, przede wszystkim należy mieć pewne pojęcie – czym konkretnie są takie pozorne oszczędności. I właśnie temu zagadnieniu przyjrzymy się bliżej.

 

Sprzęt biurowy

 

Skoro już wiemy czym w rzeczy samej – skupmy się na konkretach. Jednym z najczęstszych błędów, które pozornie mają przynieść oszczędność firmie jest zakup nieodpowiedniego sprzętu biurowego. Każdego może kusić wizja zakupu komputerów do biura za mniej niż sześćset złotych miesięcznie. Zakup takich komputerów motywuje się najczęściej tym, że komputer biurowy ma działać i obsługiwać programy biurowe, a do tego wcale nie musi być specjalnie nowym czy najmocniejszym sprzętem. W zasadzie tak, ale w ten sposób naprawdę bardzo łatwo jest wpaść w pułapkę. Sprzęt używany, poleasingowy czy “refurbished” może przynieść naprawdę więcej szkody niż pożytku. Zwłaszcza, że osoby, które zajmują się obracaniem takim sprzętem najczęściej ukrywają przed nabywcą sprzętu sporą część prawdy. Wystarczy wziąć samo określenie “refurbished”- dla wielu sprzedawców sprzętu widnieje ono praktycznie na liście słów zakazanych. Dlatego specjaliści od marketingu, by tylko sprzedać sprzęt, posuwają się do prawdziwej żonglerki słownej. Dlatego sprzęt który powinien być określany mianem “refurbished” – czyli sprzęt, który w pewnym momencie swojego istnienia wrócił do serwisu i był tam naprawiany z powodu najróżniejszych wad, bardzo często bywa określany jako “leżak magazynowy”, “sprzęt powystawowy” czy taki, który “może posiadać drobne ryski na obudowie”. Nikt, naprawdę nikt nie powie nam, że ze sprzętem już wcześniej był jakiś problem, który wymagał serwisowania. A poniewczasie okaże się, że faktycznie sprzęt posiada rysy na obudowie, ale posiada też głęboko ukryte wady i już przynajmniej raz był naprawiany u producenta – ale tego już żaden sprzedawca nam nie powie.

Na zachodzie Europy i w Stanach Zjednoczonych handel odnowionym sprzętem jest zjawiskiem właściwie powszechnym – ale tam człowiek doskonale wie, co kupuje – świetnie zdaje sobie sprawę z tego, że sprzęt, który nabywa posiada jakieś wady i być może będą one powodem do czynienia kolejnych napraw. Można więc powiedzieć, że podejmuje świadomą decyzję.W Polsce sytuacja, niestety, wygląda nieco inaczej. W Polsce konsument bardzo często nie zdaje sobie sprawy z tego, co kupuje i de facto pada ofiarą oszustwa. Warto też wspomnieć o tym, że na rynkach zachodnich istnieje dość ważne rozróżnienie – sprzęt dzieli się na sprzęt “refurbished” – czyli taki, który odnowiony zostaje przez producenta lub autoryzowany punkt oraz na sprzęt remanufacturing, czyli taki, w których napraw, często bardzo domorosłych dokonywali niekoniecznie profesjonaliści. W języku polskim można by było tłumaczyć to kolejno jako sprzęt odnowiony oraz sprzęt regenerowany, ale… Ale nikt tego nie robi.

Gdzie tu oszczędności? Oczywiście w cenie sprzętu, komputery tego typu można kupić za naprawdę ułamek ich wartości – pewnie dlatego są stosunkowo często jedną z opcji do wyboru, gdy człowiek zastanawia się nad wyborem i zakupem sprzętu biurowego. Jednak to bardzo często pułapka pozornych oszczędności. Dlaczego? Sprzęt używany, odnawiany czy poleasingowy często ma wady, wady, o których nikt nam wcześniej nie powiedział. W dodatku podzespoły sprzętu używanego często są zwyczajnie zużyte i jako takie mogą bardzo szybko potrzebować kolejnej naprawy. Co z tego wynika? Kilka rzeczy – sprzęt w takim momencie nie może być używany przez nikogo, jeżeli nie ma niczego w zapasie – dane stanowisko już zaczyna przynosić straty. A przecieć przedsiębiorstwo to zespół naczyń połączonych – awaria w jednym miejscu może bardzo łatwo wpłynąć na działanie całej reszty. Taki sprzęt będzie też wymagał wizyty specjalisty – i tutaj w grę wchodzi wzywanie wewnętrznego działu IT i angażowanie go w godzinach pracy do zajęć, które też nie przynoszą zysku, a na celu mają jedynie ograniczenie strat lub też zatrudnienie specjalistów z zewnątrz, jeżeli firma nie ma swojego działu IT lub nie może sobie pozwolić na jego angażowanie do takich rzeczy. Jedna wizyta takiego specjalisty to już koszt. Rzędu pięćdziesięciu-dwustu złotych za samą jedną godzinę pracy danego specjalisty. Jeżeli zaistnieje potrzeba wzywania go częściej – koszt takiego ciągle serwisowanego sprzętu ciągle wzrasta. W pewnym momencie dochodzi do sytuacji, w której stary i awaryjny sprzęt pochłonął już więcej funduszy niż nowy, wydajny sprzęt, który przez cały ten stracony czas działałby bezawaryjnie.

 

Nie tylko na sprzęcie można (pozornie) oszczędzać

 

Oszczędności można szukać wszędzie, nie tylko na sprzęcie jako takim. I również na innych polach bardzo łatwo jest wpaść w pułapkę pozornych oszczędności. W jaki sposób?

Weźmy pod uwagę chociażby taką stronę internetową. W dzisiejszych czasach strona internetowa to mus – każde przedsiębiorstwo, które chce się liczyć, musi taką mieć. Strona internetowa to swoista wizytówka każdego przedsiębiorstwa. Jednak profesjonalna strona internetowa musi swoje kosztować. Nie wszyscy to rozumieją, nie wszyscy zdają sobie sprawę z tego, jak ważne jest strona internetowa i jak istotne jest to, by wyglądała jak najlepiej. A w dzisiejszych czasach obserwujemy wysyp osób – często są to uczniowie liceów czy techników informatycznych, którzy dopiero uczą się tworzyć strony. Nie potrafią wszystkiego, ciągle jeszcze się ćwiczą w sztuce tworzenia stron internetowych – i jest to chwalebne – ale strona firmowa nie powinna być poligonem ćwiczebnym dla amatorów. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że taka strona będzie odstraszać swoim wyglądem potencjalnych klientów – w końcu podejście do prowadzenia przedsiębiorstwa ma swoje odbicie w podejściu do kwestii firmowej strony internetowej. Mało tego – samo postawienie strony internetowej to nie wszystko. Należy zadbać jeszcze o szereg innych czynników – jej właściwą optymalizację, dostosowanie do wyświetlania na sprzęcie mobilnym czy przez osoby niepełnosprawne, jest jeszcze kwestia pozycjonowania – co komu po stronie internetowej, która nie jest widoczna dla internautów? Poza tym nie warto zapominać o tym, że każda strona internetowa musi być na bieżąco aktualizowana, żeby nie wyglądać jak opuszczona. Większość amatorów nie ma do tego dostatecznej wiedzy i umiejętności. Amatorzy też często nudzą się i porzucają projekty przy najmniejszych problemach. A naprawianie szkód, których narobią często kosztuje więcej niż postawienie strony praktycznie od nowa. Amatorzy z całą pewnością są tani – jednak nigdy nie dadzą tego, co może dać prawdziwy profesjonalista. Czy warto jest tracić czas i pieniądze na coś, co nie przyniesie nam korzyści? Koniec końców – i tak będziemy musieli zgłosić się do profesjonalistów. I najlepiej jest to zrobić od razu – unikniemy wtedy całego łańcucha problemów i komplikacji.

A co z wdrożeniami systemów ERP? Na nie też trzeba szczególnie uważać. Niektórzy uważają, że najważniejszy jest wybór odpowiedniego systemu informatycznego. A jeżeli chodzi o wdrażanie – taki system wdraża się praktycznie sam, prawda? No właśnie nieprawda. Z kiepskim wdrożeniem nawet najlepszy system ERP nie spełni w pełni swojej funkcji. W dodatku istnieje ogromne prawdopodobieństwo, że bardzo szybko się posypie. A awaria systemu informatycznego czy nawet jednego jego modułu może sprawić, że całe przedsiębiorstwo zostanie sparaliżowane. A jeżeli praca nie może postępować – generują się straty. W zależności od wielkości firmy, straty te mogą sięgnąć naprawdę astronomicznych rozmiarów. Czy kogoś tak naprawdę na to stać?

 

Pamiętaj o bezpieczeństwie!

 

A co jeżeli w grę wchodzą kwestie bezpieczeństwa? Wydawać by się mogło, że tutaj nikt już nie oszczędza – a jednak! Ludzie mają tendencje do tego, by jakoś szczególnie nie myśleć o kwestiach bezpieczeństwa – przynajmniej do momentu, w którym nic złego się nie dzieje. A gdy już coś złego się stanie – najczęściej jest już za późno. Nie można powiedzieć, że kwestie bezpieczeństwa dotyczą konkretnie jakiejś jednej branży. Bo przecież kwestie bezpieczeństwa dotyczą wszystkich branż. A bezpieczeństwo w pionie IT to naprawdę bardzo ważna rzecz – czy jest jakieś przedsiębiorstwo, które może sobie pozwolić na wyciek wrażliwych danych? Powierzenie kwestii bezpieczeństwa tak ważnych komponentów podmiotowi, który nie ma doświadczenia ani wystarczającej, wciąż uzupełnianej wiedzy, którą potwierdzić można certyfikatami – to tak, jakby usiąść na beczce prochu. A klienci – obecni, przeszli i potencjalni – nie wybaczają zaniedbania kwestii bezpieczeństwa. Zaniedbanie, które może doprowadzić do wycieku danych i narażenia na szwank przedsiębiorstwa oraz wszystkich klientów z nim związanych – może doprowadzić do katastrofy, z której przedsiębiorstwo nie da rady się już podnieść. Oszczędności poczynione na budowaniu sieci bezpieczeństwa, zwłaszcza w świecie cybernetycznym – praktycznie zawsze okazują się oszczędnościami pozornymi.

 

Zawsze należy zachować czujność

 

Nie zawsze jest tak, że pracodawcy zdają sobie sprawę z tego, że w ich firmie czynione są oszczędności, które na dłuższą metę okażą się pozorne. Często wręcz zdarza się tak, że pracodawcy nie mają o tym pojęcia – wierzą w zapewnienia kierowników i innych osób, które zajmują się koordynacją pracy w danym dziale, że rozwiązanie, które jest przedstawiane – jest rozwiązaniem najlepszym z możliwych. Wierzą, bo dlaczego mieliby nie wierzyć? W końcu należy ufać ludziom, którym się powierza zadanie koordynacji działań firmy. Jednak warto pamiętać, że ludzie są różni – może faktycznie nie myślą w sposób długofalowy i widzą tylko oszczędności, które firma poczyni na krótszy okres czasu, może też liczą na premię i konkretny zysk z tytułu obniżenia kosztów własnych firmy. Motywacje są różne. Nie zawsze też stoi za nimi zła wola. Jednak żeby zdawać sobie z tego sprawę – trzeba poza zaufaniem zachować też zdrowy poziom kontroli sytuacji. Każdy pracodawca, każdy właściciel przedsiębiorstwa, osoba odpowiedzialna za jego prawidłowe prosperowanie – powinna doskonale zdawać sobie sprawę z tego, co się dzieje w jego własnej firmie. Każda taka osoba powinna też znać pułapki, jakie czyhają na przedsiębiorstwo z tytułu poczynienia pozornych oszczędności. Takie oszczędności zawsze przyniosą mniejsze, większe lub zupełnie gigantyczne straty. A niektórych rzeczy czasami już odbudować się nie da. Na przykład raz zawiedzionego zaufania klientów, gdy system odpowiedzialny za bezpieczeństwo posypie się, a niechronione dane zaleją Internet i dostaną się w niepowołane ręce. Szkody poczynione w ramach pozornych oszczędności mogą być tak duże, że jedynym wyjściem może okazać się zamknięcie przedsiębiorstwa. Warto zdawać sobie z tego sprawę i nie dać wprowadzić się w żadną pułapkę tego typu. Zdrowy rozsądek to absolutna podstawa w kwestiach, które dotyczą prowadzenia przedsiębiorstwa jako takiego. A zaufanie, które nie podparte jest pewną formą kontroli i ciągłego trzymania ręki na pulsie naprawdę na dłuższą metę może okazać się bardzo szkodliwe.

 

Komentarze (0)

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *