Program OCR do faktur – Rewolucja w Księgowości

5 min. czytania

Księgowość od zawsze kojarzy się ze skrupulatnością, a księgowi są niemalże symbolem rzetelności, sumienności i dokładności. Jednakże każde ludzkie działanie obarczone jest ryzykiem popełnienia błędu, którego przyczyny mogą być różnorakie: omyłka wynikająca z presji czasu, przemęczenia, przeoczenia, czy słabej czytelności dokumentów. Ręczne wprowadzanie faktur do systemów księgowych jest pracochłonne i wymagające czasu, a czynność ta jest prawdopodobnie najbardziej narażona na możliwe pomyłki. Obecnie istnieją alternatywne rozwiązania, znacznie usprawniające pracę księgowych. Dzięki oprogramowaniu Comarch OCR znika konieczność manualnego przepisywania informacji z faktur.

Jak działa Comarch OCR?

Technologia OCR działa z wykorzystaniem elementów sztucznej inteligencji. Na czym ona polega? OCR (z ang. Optical Character Recognition) to optyczne rozpoznawanie tekstu. Oprogramowanie zdolne jest do rozpoznawania znaków widniejących na zeskanowanych dokumentach lub też na ich fotografii. Odczytane znaki można bardzo szybko wprowadzić do systemów informatycznych, a następnie teksty te dowolnie przetwarzać. Wysoka skuteczność i precyzja współczesnych systemów OCR w odczytywaniu danych z dokumentów papierowych, przyczyniły się do rosnącej popularności tego rozwiązania i szerokiego zastosowania w księgowości i biznesie.

Comarch OCR to to usługa wykorzystująca system optycznego rozpoznawanie faktur. Dostępna jest dla użytkowników istniejących systemów ERP firmy Comarch – jak np. Comarch ERP Optima i Comarch ERP XL/DMS. Zapowiedzianym etapem rozwoju usługi jest udostępnienie jej możliwości także użytkownikom Comarch ERP Altum, a zgodnie z deklaracją przedsiębiorstwa ma to nastąpić do końca roku 2019.

Jak w praktyce działa usługa? Comarch OCR obsługuje pliki, których maksymalny rozmiar nie przekracza 20 MB (limit dla pojedynczej strony to 5 MB). Zeskanowane faktury muszą być wyrażone w obowiązującej walucie (PLN). Przetwarzanie danych może nastąpić w następujący sposób:

  • użytkownik załadowuje wybrany plik z fakturą do usługi Comarch OCR
  • użytkownik wykonuje fotografie lub skan faktury
  • technologia optycznego rozpoznawania tekstu (OCR) przetwarza dane zawarte na fakturze

Po zakończeniu etapu przetwarzania danych z faktury trafiają one do odpowiednich pól w Rejestrze VAT zakupu. Dzięki usłudze Comarch OCR odczytane mogą być:

  • Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) – po znalezieniu numeru zostaje on sprawdzony w rejestrze GUS, a następnie na dokument w rejestrze zakupu VAT przenoszone są dane pobrane z GUS
  • Numer dokumentu
  • Data wystawienia i sprzedaży
  • Forma i termin płatności
  • Kwoty oraz stawki VAT
  • Numer rachunku bankowego

Na obecnym etapie rozwoju usługa Comarch OCR nie potrafi rozpoznać i przetworzyć następujących dokumentów:

  • ręcznie wypisanych faktur,
  • faktur zaliczkowych,
  • rachunków,
  • paragonów,
  • faktur wielostronicowych,
  • wyrażonych w walutach obcych.

Korzystanie z optycznego rozpoznawania tekstu nie rodzi konieczności instalacji kolejnych aplikacji ani dodatkowych logowań przez przeglądarkę – użytkownicy systemów ERP Optima oraz ERP XL/DMS mogą cieszyć się funkcjonalnością OCR po kliknięciu w odpowiednią ikonę w posiadanym obecnie oprogramowaniu. Firma Comarch oferuje ponadto miesięczny okres próbny, w trakcie którego można przetestować korzyści płynące z technologii OCR.

Comarch OCR – korzyści i koszty

Digitalizacja jest obecnie niezbędna dla zachowania efektywności i konkurencyjności na rynku. Zastosowanie najnowszych technologii jest postrzegane jako czynnik warunkujący sukces. Automatyzacja czasochłonnych dotychczas procesów pozwala na lepszą obsługę obecnych klientów, a także pozyskiwanie nowych. Najszybciej zauważalnymi rezultatami wdrażania nowoczesnych systemów są spadające koszty prowadzenia działalności i rosnące przychody związane z rozszerzeniem bazy kontrahentów.

Dzięki technologii OCR obieg dokumentów ulega usprawnieniu, a nieuniknione ryzyko błędów zostaje radykalnie zminimalizowane. Pomyłki przy wprowadzaniu faktur do systemów finansowo-księgowych powoli odchodzą do lamusa. Skuteczność optycznego rozpoznawania tekstu przyczynia się do rosnącej popularności tego rozwiązania w biurach rachunkowych i działach księgowości. Firma Comarch stale rozwija projekt, co owocuje rosnącym wskaźnikiem poprawnego rozpoznania danych zawartych na dokumentach papierowych. 

Korzyścią płynącą z użytkowania Comarch OCR jest opcja archiwizacji dokumentów w formie elektronicznej – znacząco ułatwiająca odszukanie konkretnej faktury w bazie. Niezawodność systemu połączona została z jego prostotą. Obsługa jest intuicyjna i zintegrowana z posiadanym systemem ERP.

Koszty korzystania z Comarch OCR powiązane są z wykupionym pakietem, a te z kolei dostosowane są do wielkości firm i ich potrzeb. Przykładowo wersja Mikro – do 250 stron miesięcznie – wiąże się z kosztem 100 zł, a największy pakiet Enterprise (do 10 000 stron) wyceniony jest na 1650 zł. Comarch oferuje indywidualną wycenę dla klientów niestandardowych, których wymagania nie mieszczą się w przewidzianych pakietami ramach.

Komentarze (0)

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *