Rewolucja w księgowości – Inteligentny OCR

Share
Rewolucja w księgowości – Inteligentny OCR
4.3 (85%) 4 votes

Prowadzenie księgowości to nie są przelewki. Ile to razy zdarzyło się, że klient przyniósł dokumenty do biura rachunkowego na ostatnią chwilę? Miały trafić do biura do 5 dnia danego miesiąca, a trafiły 20 – w dzień, w którym oblicza się podatki. Brzmi jak klasyczny przypadek, prawda? Co się wiążę z taką sytuacją? Przede wszystkim – opóźnienia i stres. Czas nie jest z gumy, czynnik ludzki to tylko czynnik ludzki – ludzie to nie maszyny, mają ograniczone możliwości, poza tym mogą popełniać błędy. A jeżeli klient na ostatnią chwilę przyniesie kilka tysięcy faktur kosztowych? Oznacza to, że taką właśnie ilość trzeba wprowadzić do systemu. Ręcznie. A czas ucieka, opóźnienia się powiększają, praca nawarstwia się – to dość stały scenariusz w wielu biurach rachunkowych. Scenariusz, który powtarza się co miesiąc. Na szczęście w XXI wieku można sobie pomóc. Platforma księgowa SaldeoSMART optymalizuje prace podczas wprowadzania. Po podłączeniu do szybkiego skanera – przy założeniu zeskanowania 60 kartek na minutę, bardzo łatwo jest policzyć ile czasu to zajmie. Nawet jeżeli program sam sobie nie poradzi początkowo, to przy pomocy użytkownika uczy się i w przyszłości nie ma problemu z rozpoznaniem dokumentu. SaldeoSMART to rozwiązanie, które pozwoli na redukcję kosztów o 50 procent, a także na trzykrotnie nawet krótszy czas wprowadzania.

Praca księgowego to odpowiedzialne, które wymaga mnóstwa skupienia, dyscypliny i organizacji w pracy. A w odpowiedniej organizacji i zaoszczędzeniu czasu może pomóc system Saldeo. Żeby móc w pełni odpowiedzieć na pytanie – co może biurom rachunkowym przynieść SaldeoSMART należy przede wszystkim odpowiedzieć sobie na pytanie – czym jest? Przede wszystkim nie jest to kolejny system księgowy, których całkiem sporo na rynku. To wielofunkcyjna platforma przeznaczona dla biur rachunkowych oraz ich klientów, a także dla większych firm, które posiadają własny dział księgowy. Różnica między tymi pojęciami jest znacząca – SaldeoSMART bowiem w pełni współpracuje z ponad trzydziestoma systemami księgowymi i ERP. Co to oznacza w praktyce? Stanowi to ogromne ułatwienie – wdrożenie w struktury biura rachunkowego platformy SaldeoSMART nie wiąże się z koniecznością zmiany używanego obecnie systemu księgowego na inny, co znacznie ułatwia proces wdrożenia go. Nie trzeba wywracać ustalonego raz rytmu pracy – zamiast rewolucji, która jest przecież zawsze burzliwa i chaotyczna można wdrażać ulepszenia, które nie zakłócą początkowo pracy biura rachunkowego czy działu księgowości w danym przedsiębiorstwie. A przecież najlepsze są te zmiany, które na początku nie wprowadzają chaosu i nie sprawiają, że w okresie przejściowym jest gorzej.

 

Co przynieść może SaldeoSMART?

Skoro wiadomo już czym jest i czym nie jest platforma SaldeoSMART należy się skupić na konkretach. Co więc sprawia, że warto zainteresować się platformą SaldeoSMART i wprowadzić ją w struktury działania, czy to danego biura rachunkowego, czy do wewnętrznego działu księgowego? Najpierw należy zastanowić się jak wygląda taka zwyczajna praca w księgowości jako takiej. Bo dopiero wtedy będzie można w pełni docenić możliwości, które daje platforma SaldeoSMART. Przede wszystkim do księgowości – bez względu na to czy mowa o biurach rachunkowych czy działach księgowości w przedsiębiorstwach – nadal większość dokumentów przychodzi wyłącznie w formie papierowej lub dokumentu pdf dostarczonego drogą mailową. W dodatku w skali miesiąca zdarza się kilkukrotnie, że klient prosi telefonicznie bądź osobiście o jakąś informację. Informację, która zawarta była w dokumencie, który z kolei został już przekazany do biura. Po przekazaniu dokumentów do biura, jeżeli klient nie zadba o odpowiednie kopie dla siebie lub też te kopie ulegną zniszczeniu bądź zagubieniu – klient zwyczajnie nie ma do nich dostępu. Stąd możliwość lekkiej dezorganizacji pracy danego biura rachunkowego, bo przecież informacja, która zawarta była w danym dokumencie na życzenie klienta powinna być odnaleziona i to jak najszybciej, bo jak powszechnie wiadomo – klienci wcale nie chcą czekać. W dodatku praca w takich miejscach jest bardzo cykliczna. Nie może być inaczej – większość dokumentów dostarczanych jest tylko raz w miesiącu. W dodatku najczęściej – na ostatnią chwilę. Co oznacza w praktyce? Jedną dość oczywistą rzecz – natężenie pracy w działach księgowych nie jest równe i może narastać do poziomu prawie niemożliwego do zrealizowania dla zwykłych ludzi w cyklu zwykłej pracy. Skoro nakreślony został pewien szkic tego, jak wygląda praca w biurach rachunkowych – warto odpowiedzieć na pytanie jak SaldeoSMART może w tym rytmie pracy dopomóc. Po odpowiednim wdrożeniu SaldeoSMART można liczyć na:

  • przyspieszenie pracy związanej z ręcznym wprowadzaniem dokumentów,
  • zmniejszenie kosztów obsługi, które generują się przy obsłudze każdego pojedynczego klienta,
  • umożliwienie zmniejszenia poziomu bieżącej obsługi klientów podczas dnia pracy,
  • ograniczenie wpływu czynnika ludzkiego (człowiek jest przecież istotą, która ma prawo popełniać błędy) na efektywność w pracy.
  • zmniejszenie konieczności i ilości pracy związanej z papierowymi dokumentami,
  • podniesienie komfortu pracy – a wyższy komfort w tym przypadku idzie w parze również z wyższą jakością samej pracy

To wszystko może doprowadzić do kilku tak pożądanych dla wszelkich biur rachunkowych czynników jak:

  • zwiększenie konkurencyjności danego biura rachunkowego na rynku usług księgowych,
  • bezproblemowy i ciągły rozwój biura rachunkowego – w końcu nie od dziś wiadomo, że ten, kto stoi w miejscu, ten się cofa. Dlatego trzeba zrobić wszystko, by ten rozwój umożliwiać w niezakłócony, ciągły sposób,
  • większy poziom zadowolenia klientów z usług danego biura – jak powszechnie wiadomo zadowolony klient to klient lojalny i taki, który chętnie poleci pracę danego biura rachunkowego innym klientom.

W ramach SaldeoSMART biura rachunkowe mogą liczyć na trzy pakiety:

  • Odczytywanie Dokumentów.
  • Obieg Dokumentów,
  • Komunikacja z Klientem.

Pakiet Odczytywanie Dokumentów pozwala użytkownikom na eksport oraz rozpoznawanie:

  • rachunków oraz faktur VAT w języku polskim oraz angielskim, włoskim i niemieckim,
  • faktur, które są w różnych walutach – wraz z pobraniem aktualnego kursu z NBP,
  • dokumentów bez względu na rodzaj drukarki,
  • faktur jednostronicowych oraz wielostronicowych,
  • wyciągów bankowych

Innymi słowy – pakiet Odczytywanie Dokumentów pozwala na kompleksową obsługę dokumentów, które najczęściej pojawiają się w pracy biura rachunkowego.
Z kolei pakiet Obieg Dokumentów stanowi swoiste rozszerzenie pakietu Odczytywanie Dokumentów. Rozszerzenie to polega na dodaniu opcji, która umożliwia konfigurację indywidualnego obiegu dokumentów dla danej firmy. Dzięki temu pakiet Obieg Dokumentów umożliwia:

  • tworzenie grup poszczególnych użytkowników oraz nadawanie im stosownych uprawnień,
  • przekazywanie dokumentu dalej – do osób, które są odpowiedzialne za dany etap przetwarzania i pracy z dokumentami,
  • szczegółowe opisywanie dokumentów na każdym etapie pracy,
  • określanie poszczególnych etapów obiegu dokumentów,
  •  konfigurację innych typów dokumentów

Trzecim pakietem jest pakiet Komunikacja z Klientem. Pakiet ten, jak sama nazwa wskazuje, umożliwia na sprawne porozumiewanie się na linii biuro rachunkowe-klient-biuro rachunkowe. To bardzo nowoczesny system działania, który dotrze do nawet najbardziej wymagających spośród klientów. Dzięki pakietowi Komunikacja z Klientem można liczyć na:

  • bezproblemowe przesyłanie wszelkich rozliczeń do klientów,
  • możliwość tworzenia pełnego archiwum dokumentacji w formie elektronicznej,
  • utworzenie bazy dokumentów kadrowych

Tak wygląda praca z tym pakietem z punktu widzenia biura rachunkowego. Jak z kolei ten pakiet prezentuje się z punktu widzenia klienta danego biura? Klient dzięki pakietowi Komunikacja z Klientem będzie mógł:

  • wystawiać faktury,
  • kontrolować płatności za ZUS, podatki czy dokumenty kosztowe oraz należności kontrahentów,
  • tworzyć archiwum dokumentów.

 

Chciałbyś dowiedzieć się więcej o możliwości wdrożenia systemu Saldeo w Twojej firmie ? Zapraszamy do kontaktu :

https://it-develop.pl/#contact

Share

Komentarze

komentarzy