Chyba każdy zdaje sobie sprawę z tego jak ważny jest odpowiedni system księgowy. To sprawia, że właściciele firm poświęcają, a przynajmniej – powinni poświęcić – mnóstwo czasu na to, by wybrać odpowiedni program księgowy. Bo przecież sprawy finansowe, sprawy związane z księgowością to rzeczy na których nie wolno oszczędzać. Szukanie oszczędności i swoistej drogi na skróty w tym aspekcie działalności przedsiębiorstwa potrafi się bardzo zemścić. I to bez względu na rozmiar przedsiębiorstwa. A szkody, które mogą być z tego tytułu poczynione mogą być tak wielkie, że praktycznie niemożliwe do naprawienia. Warto mieć to na uwadze podczas wyboru najlepszego dla przedsiębiorstwa programu księgowego
Cechy dobrego programu księgowego
Wiele mówi się o „dobrym programie księgowym”, nie precyzując jakie on właściwie powinien mieć cechy. A przecież to, czy program księgowy jest dobry czy zły można bardzo łatwo określić – tutaj nie wchodzą w grę uczucia i emocje użytkownika, tylko konkretne funkcje, które dany program posiada. To właśnie one decydują o tym, czy program księgowy będzie służył właściwą pomocą. Dlatego właśnie koszt zakupu programu nie powinien być jedynym kryterium wyboru. Na sprawę należy spojrzeć z o wiele szerszej perspektywy – tylko to gwarantuje prawdziwy sukces. Krótkowzroczne patrzenie jedynie na koszt programu jako takiego i wybór najtańszego oznacza bardzo pozorną oszczędność. W pułapkę pozornych oszczędności można wpaść bardzo łatwo, jeżeli się nie uważa – za to uwolnienie się z niej może być już w późniejszym okresie bardzo trudno. Nie od dziś wiadomo, że dużo lepiej jest zapobiegać niż leczyć. A to stare przecież i powszechnie znane powiedzenie można spokojnie przeszczepić na właściwie dowolny grunt – i tak nie straci nic ze swojej prawdziwości. Warto więc przyjrzeć się jakimi konkretnie cechami powinien charakteryzować się dobry program księgowy i wyboru dokonać właśnie na tej podstawie. Dobry program księgowy to taki, który:
– jest zgodny z obowiązującymi przepisami,
– umożliwia prowadzenie wszystkich ewidencji związanych z księgami przychodu i rozchodu,
– posiada możliwość prowadzenia rozbudowanych rejestrów VAT – istotna są bogata funkcjonalność oraz dostosowanie rejestrów do konkretnych potrzeb,
– umożliwia sporządzanie deklaracji podatkowych,
– umożliwia łatwe definiowanie sprawozdań oraz koniecznych deklaracji skarbowych,
-posiada przyjazną i czytelną dla użytkownika prezentację danych niezbędnych do analiz i tworzenia sprawozdań finansowych
Ogólnie można przyjąć, że dobry program księgowy to taki program, który posiada bogatą funkcjonalność dostosowaną do potrzeb użytkowników, posiada intuicyjny i łatwy w obsłudze interfejs i jest modułowy – w przypadku, gdyby zaistniała potrzeba zwiększenia funkcjonalności programu poprzez połączenie go z dodatkowymi funkcjami lub też z innym programem, na przykład takim, który wchodzi w skład tej samej linii produktów. Dobry program księgowy to taki program, który nie generuje dodatkowej pracy i problemów, ale ułatwia pracę, która i tak musi być wykonana.
Czy zmiana programu księgowego jest możliwa?
Nie zawsze trafi się od razu w program księgowy, który spełnia wszystkie wymagania. Z biegiem czasu może się okazać, że poczyniony wybór nie jest do końca trafiony, a na rynku z powodzeniem funkcjonują programy księgowe, które sprawdzają się zwyczajnie lepiej – mają bogatszą funkcjonalność czy są łatwiejsze w obsłudze. Co wtedy? Czy jest się skazanym na pierwszy wybór, który niekoniecznie okazał się właściwym? Zupełnie nie! Zmiana programu księgowego jak najbardziej jest możliwa. A najlepszy czas, by o tym myśleć to właśnie końcówka roku. Taka zmiana co prawda wcale nie musi, jednak jeżeli jest dokonana ze skutkiem przypadającym na pierwszy dzień roku obrotowego ułatwia wiele spraw. W innym przypadku konieczne jest utworzenie bilansu otwarcia – wszystko dla przejrzystości informacji oraz dla zapewnienia ciągłości i porównywalności danych wraz ze wszelkimi informacjami z lat poprzednich. Wszystko w świetle obowiązującej ustawy o rachunkowości. Ta ciągłość jest bardzo ważna – nie może zaistnieć sytuacja, w której część ewidencji z ksiąg przychodu i rozchodu prowadzona jest do, na przykład kwietnia, w jednym programie, po czym zostaje zamknięta i od kwietnia do grudnia prowadzona jest już w innym programie. Dla zachowania zasad transparentności taka sytuacja nie może mieć miejsca w świetle obowiązujących przepisów. No dobrze, ale co w przypadku przejścia na pełną rachunkowość, którą zapewniają przecież księgi handlowe? Dla utworzenia ksiąg handlowych i przejścia na pełną księgowość konieczne jest wcześniejsze zamknięcie księgi przychodów i rozchodów i dokonanie swoistego przekształcenia. Nadal należy zadbać o zachowanie ciągłości.
Dlaczego warto dokonywać zmian programów księgowych wraz z końcem roku obrotowego?
Oczywiście, jak najbardziej możliwe jest dokonanie zmiany programu księgowego we właściwie dowolnym momencie roku – jedynie dla zachowania pełnej, wymaganej ciągłości konieczne będzie przeniesienie wszelkich danych i rozliczeń. Zmiana programu księgowego z jednego na inny dokonywana pod koniec danego roku obrotowego, ze skutkiem wykonalności w pierwszym dniu kolejnego roku obrotowego ma ten zasadniczy plus, że chociaż nie zaczyna się od zera – w końcu zasada zachowania ciągłości jest bardzo ważna i uregulowana prawna – to sam bilans otwarcia jest w przypadku księgi rozchodów i przychodów bardzo uproszczony i nie nastręcza problemów.
Ważny proces wdrażania
Proces wdrażania programów księgowych to proces, którego nie sposób pominąć milczeniem. Właściwe wybór odpowiedniego wykonawcy jest rzeczą równie ważną, jak wybór odpowiedniego programu. Nawet najlepszy program księgowy nie pozwoli na zbyt wiele, jeżeli proces jego wdrożenia w struktury firmy będzie przeprowadzony niewłaściwie. W sprawach księgowo-finansowych nie ma miejsca na fuszerkę. Żeby w pełni wykorzystać możliwości, które daje dany program księgowy, trzeba dopilnować tego, by proces jego wdrożenia przebiegał sprawnie i przeprowadzany był przez prawdziwych profesjonalistów. Właśnie dlatego warto zlecić to zadanie odpowiedniej firmie IT. Bez jej wsparcia technologicznego i opieki na tym polu nie zdziała się zbyt wiele. Wdrożenie nowego programu księgowego w sposób właściwy, taki, by nie generować dodatkowych problemów i opóźnień. W końcu, jak już doskonale wiadomo, bardzo ważne jest wdrożenie nowego programu księgowego tak, by móc z niego korzystać już w pierwszym dniu kolejnego roku obrotowego.
Wsparcie technologiczne to podstawa. Dlatego, poza odpowiednim programem, warto rozejrzeć się również za odpowiednią firmą IT, która je zapewni i nie zostawi samych w obliczu tak poważnej przecież zmiany. W dodatku rozejrzeć się za odpowiednią firmą IT warto już w momencie podjęcia decyzji o zmianie programu księgowego. Dobra firma wyciągnie pomocną dłoń nie tylko w kwestii wdrożenia nowego programu, ale również już na etapie jego wyboru. W końcu takie zmiany warto konsultować ze specjalistami. A kto, jeżeli nie specjaliści pracujący w branży IT znają się na tego typu programach najlepiej? Sprawne przeprowadzenie przez proces wyboru nowego oprogramowania oraz późniejsze jego wdrożenie, zgodne z obowiązującymi aktualnie przepisami dotyczącymi rachunkowości to przecież podstawa.