Decydując się na wybór formy rozliczenia – godzinowego czy projektowego, warto wiedzieć z czym się wiąże poszczególna forma. Znając etapy pracy w poszczególnych typach współpracy możliwe będzie wybranie tej, która będzie korzystniejsza.
W pierwszej kolejności należy bliżej zapoznać się z zasadami współpracy w ramach określonej formy rozliczenia:
- rozliczenie godzinowe (time and material, t&M) – płatności dokonuje się za każdą godzinę pracy, a wykonawca nie gwarantuje efektu pracy. W metodzie tej należy ustalić stawkę godzinową, którą następnie przemnaża się przez ilość godzin.
- Rozliczanie projektowe (fixed price) – płatności dokonuje się za konkretny projekt, niezależnie od czasu jego realizacji. W celu płynnej realizacji zlecenia często określa się termin zdania projektu, jednak bez ingerencji w czas jaki został przeznaczony na jego realizację.
Oprócz ww. form rozliczeń istnieją również hybrydy łączące w sobie poszczególne składowe rozliczeń projektowych i godzinowych, jednak te są najpowszechniejsze.
Ze względu na brak gwarancji efektu wykonanej pracy klienci często sceptycznie podchodzą do rozliczania godzinowego, jednak wbrew pozorom okazuje się ono bardziej korzystne. Decydując się na zaufanie wykonawcy gotowy projekt można uzyskać szybciej, a ponad to taniej. Dzieje się tak, ponieważ wyróżniamy dwa główne typy projektów:
- o zmiennym lub niezdefiniowanym zakresie – w projektach tych nikt do końca nie wie, jak będzie wyglądał realizowany produkt (również odbiorca biznesowy). W początkowej fazie istnieją tylko ogólne założenia i koncepcje, a detale ustalane są podczas dalszej współpracy.
- o stałym i zdefiniowanym zakresie – poparte analizą przed wykonawczą, zaplanowane od ogółu do szczegółu. Ryzyko wystąpienia zmian jest niewielkie.
Często klientom wydaje się, że dokonali szczegółowej analizy przed wykonawczej, jednak należy tutaj podkreślić, iż spisanie podstawowych założeń w mailu nie spełnia jej wymogów. W rzeczywistości jednak częściej w takich sytuacjach mamy do czynienia z projektami zmiennymi.
W przypadku projektów o zmiennym zakresie wykonawca proszony jest o wstępną wycenę, określając liczbę roboczogodzin (rbg) potrzebnych do wykonania projektu. Pozwoli to zweryfikować, czy klient będzie w stanie ponieść określone koszty. W uproszczeniu klient prosi o wykonanie trzech zadań (task#1, task#2, task#3). Podczas określania ilości godzin koniecznych do realizacji projektu programiści niejednokrotnie muszą się domyślać jak dany projekt ma wyglądać w detalach. To sprawia, że podczas szacowania liczby rbg często dochodzi do pomyłek, przez co realny czas może być zarówno dłuższy, jak i krótszy, jednak zawsze jest różny. Poniższy diagram wskazuje szacowania rbg.
Na podstawie powyższego diagramu można zaobserwować, że:
- task#1 – programista założył, że zrealizuje zadanie szybciej, jednak realnie poświęcił znacznie więcej czasu,
- task#2 – programista założył, że zrealizuje zadanie później, jednak realnie poświęcił mniej czasu,
- task#3 – programista założył, że zrealizuje zadanie później, jednak realnie poświęcił mniej czasu, jednak prawie idealnie oszacował wymagany czas.
W tego typu rozliczeniach, mimo iż programista opóźnił realizację dwóch zadań względem wyceny klient płaci za godziny realizacji projektu. Należy przy tym podkreślić, że bardzo często do opóźnień dochodzi nie z winy programisty, a w związku z pojawiającymi się nowymi detalami, których nie mógł on przewidzieć.
Zdarza się, że w powyższych sytuacjach wykonawca decyduje się zrealizować projekt w rozliczeniu fixed price. Jednak z uwagi na wiążącą się z tym odpowiedzialność wykonawca nakłada na szacowany czas realizacji bufor, który pozwoli pokryć ewentualne opóźnienia. Bufory te mogą mieć różną długość. W przypadku bardziej skomplikowanych zadań mogą wynosić nawet 100% i więcej potrzebnego czasu. Jednak standardowo wahają się w okolicach 20-40%. Poniższy diagram przedstawia schemat rozliczenia projektowego:
W rzeczywistości rozliczenia godzinowe i projektowe są do siebie podobne. W obu przypadkach konieczne jest oszacowanie rbg potrzebnych do realizacji zlecenia. Istotną różnicę stanowi fakt, że w przypadku rozliczenia godzinowego za opóźnienia odpowiedzialność ponosi klient, zaś w przypadku rozliczenia projektowego odpowiedzialność ponosi wykonawca.
W ww. przypadku klient płaci więcej za bufor, który w rzeczywistości może, choć nie musi być wykorzystany. Stosowanie dużych buforów zwiększa szanse rentowności projektu po stronie wykonawcy, jednak przyczynia się do wzrostu kosztów klienta.
Poniższy diagram prezentuje rozkład kosztów w przypadku realizacji tego samego projektu w ramach rozliczania godzinowego i projektowego:
Diagram wskazuje, iż klient ponosi znacznie niższe koszty decydując się na rozliczanie godzinowe, w których nie musi płacić dodatkowo za niejawne bufory.
Decydując się na projektową formę rozliczenia projektu należy mieć świadomość tego, iż w cenę realizacji wliczony został czas niezbędny do przeprowadzenia dodatkowych analiz, a także bufor bezpieczeństwa, który będzie wykorzystany w przypadku wystąpienia nieprzewidzianych trudności. Wartości te zwykle nie są w sposób jawny wliczone w wycenę, przez co z perspektywy klienta mogą być niezauważone. W rozliczeniach godzinowych wszelkie zmiany są jawne. Klient nie płaci za bufory, ponieważ ich nie ma, jednak to on odpowiedzialny jest za powstanie opóźnień w realizacji projektu.
Rozliczanie projektowe może być tańsze wówczas, gdy wykonawca jest niekompetentny, a płatność dokonywana jest wyłącznie za rezultat jaki uzyska. W pozostałych przypadkach tańsze jest rozliczanie godzinowe, które nie wymaga opłacania dodatkowych, niejawnych kosztów, które mogą być wycenione z istotną zwyżką. Decydując się na zaufanie wykonawcy i wybranie formy rozliczenia godzinowej można uniknąć takiego „przepłacania”, ponieważ płaci się wyłącznie za wykorzystane godziny pracy.